Política de tratamiento de información personal

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013, DORADO MUÑOZ CONSULTORÍA S.A.S., identificada con el NIT 900.519.886, con domicilio en la Calle 10B No. 67-43, en la ciudad de Santiago de Cali, Colombia, por medio de este documento informa a su grupo de interés y en general a todos los titulares de información personal el contenido de la presente política interna de tratamiento de información personal.

1. Introducción

La información es uno de los activos más importantes con los que cuentan las organizaciones en la actualidad. Dentro de los diferentes tipos de información que existen al interior de las entidades, hay una que tiene una relevancia particular, ya que hace referencia a los datos de las personas físicas: sus datos personales.

En Colombia se protege la información de las personas físicas desde la promulgación de la Constitución Nacional de 1991, y sus preceptos se han desarrollado a través de la Ley estatutaria 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014.

El artículo 15 de la Constitución de 1991 consagra que «todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar». De igual modo, todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar, oponerse y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

Es así como el derecho de habeas data brinda una especial protección constitucional al uso leal, adecuado, pertinente y no excesivo de los datos personales, pues se pretende garantizar la intimidad, el buen nombre, la autodeterminación informática y la libertad.

En este documento se desarrolla el precepto constitucional de habeas data, entendido como el derecho que garantiza y protege todo lo relacionado con el conocimiento, actualización, rectificación y oposición de la información personal contenida en bases de datos y archivos al interior de una organización pública o privada.

2. Objetivo

El presente documento responde a la obligación que tiene todo responsable del tratamiento de información personal de adoptar una política interna para el tratamiento de la información de carácter personal, para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y asegurar el correcto ejercicio de los derechos de habeas data.

Esta política tiene como objetivo informar y permitir el correcto ejercicio del habeas data a todas las personas cuyos datos se registren en las bases de datos de propiedad de DORADO MUÑOZ CONSULTORÍA S.A.S., ya sea porque el mismo titular los facilitó o porque mantiene vigente algún tipo de relación con DORADO MUÑOZ CONSULTORÍA S.A.S., y garantizarles que podrán en cualquier momento conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos que se encuentren en nuestras bases de datos o archivos.

3. Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Consentimiento del titular: manifestación de la voluntad, informada, libre e inequívoca, a través de la cual el titular de los datos de carácter personal acepta que un tercero utilice su información con fines comerciales.
• Consultas: los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado.
• Datos de carácter personal: información de las personas naturales, relativa tanto a su identidad como a su existencia y ocupaciones.
• Encargado del tratamiento: quien manipula los datos de carácter personal, pero no decide cómo ni con qué fin. Su trabajo es operativo y se hace con base en las indicaciones e instrucciones del responsable del tratamiento.
• Habeas data: derecho que todo titular de información tiene de conocer, actualizar, rectificar u oponerse a la información concerniente a sus datos personales.
• Reclamo: solicitud del titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y el tratamiento de los datos (Ley estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012).
• Tratamiento: cualquier operación o procedimiento físico o automatizado que permita captar, registrar, reproducir, conservar, organizar, modificar o transmitir los datos de carácter personal.
• Titular de los datos personales: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de un tercero.

4. Principios rectores para la protección de datos

Esta política cumple con todos y cada uno de los principios rectores contemplados en la Ley 1581 de 2012 relativos al tratamiento de datos personales:

• Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos.
• Principio de finalidad.
• Principio de libertad.
• Principio de veracidad o calidad.
• Principio de transparencia.
• Principio de acceso y circulación restringida.
• Principio de seguridad.
• Principio de confidencialidad.

5. Ámbito de aplicación

Esta política se aplica sin excepción a todos los datos de carácter personal registrados en soportes físicos o lógicos objeto de tratamiento por parte de DORADO MUÑOZ CONSULTORÍA S.A.S. en condición de responsable, tal como lo define la Ley 1581 de 2012.

6. Tratamiento al que serán sometidos los datos personales

6.1. ¿Qué tipo de información se capta?

La información personal captada por DORADO MUÑOZ CONSULTORÍA S.A.S. incluye información referente a la identificación, nombres, apellidos, ubicación de residencia o domicilio comercial, correo electrónico, número de teléfono celular, domicilio, ciudad y departamento, entre otros.

La información personal comprende cualquier información relativa a circunstancias personales o materiales de un individuo identificado o identificable. Una persona identificable es alguien que se puede identificar, de manera directa o indirecta, separada o conjuntamente.

6.2. ¿Cuál es el uso que se le da a su información?

DORADO MUÑOZ CONSULTORÍA S.A.S. utiliza la información personal de los titulares conforme a las finalidades identificadas en el aviso de privacidad (abre en una pestaña nueva) que el titular ha autorizado de forma expresa, libre, informada, clara y previa.

6.3. ¿Cómo se comparte con terceros la información personal?

DORADO MUÑOZ CONSULTORÍA S.A.S. solo compartirá la información de los titulares con terceros con los que tenga alianzas o acuerdos comerciales, siempre que cuente con la debida autorización del titular, es decir, que dicho titular haya otorgado su consentimiento para realizar tal transferencia o transmisión, o que la transferencia o transmisión sea requerida o autorizada por la ley o una autoridad judicial.

DORADO MUÑOZ CONSULTORÍA S.A.S. tiene el derecho de divulgar la información personal a un tercero siempre que la ley, una regulación especial o una orden judicial lo exija o autorice.

6.4. ¿Existen medidas de seguridad para conservar, custodiar y garantizar la exactitud de la información?

DORADO MUÑOZ CONSULTORÍA S.A.S. dispone de mecanismos técnicos, legales y organizacionales para que la información personal que reposa en sus bases de datos esté en todo momento protegida contra pérdida, acceso, uso, modificación, divulgación u otro uso indebido.

Con el fin de evitar el acceso no autorizado o la divulgación, se han establecido procedimientos físicos, electrónicos y administrativos apropiados para salvaguardar y asegurar la información que recopilamos en línea, y se han tomado las prevenciones razonables para evitar el uso no autorizado o la divulgación de su información de carácter personal.

6.5. ¿Qué tratamiento de datos sensibles se realiza?

Respecto de los datos sensibles sobre los que eventualmente DORADO MUÑOZ CONSULTORÍA S.A.S. efectúe tratamiento, lo hará en cumplimiento de los siguientes objetivos:

• Prestar especial atención y reforzar su responsabilidad frente al tratamiento de este tipo de datos, lo que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y deberes establecidos por la normatividad vigente en materia de protección de datos.
• Establecer los niveles de seguridad técnica, legal y administrativa para tratar esa información de forma adecuada.
• Aumentar las restricciones de acceso y uso por parte del personal de DORADO MUÑOZ CONSULTORÍA S.A.S. y de terceros.
• Cuando realice tratamiento de datos de menores de edad, niños y adolescentes, responder y respetar siempre el interés superior de los mismos, asegurando el respeto a sus derechos fundamentales y, en lo posible, considerando la opinión de los menores titulares según su madurez, autonomía, capacidad para entender la finalidad del tratamiento y comprensión de las consecuencias que conlleva.

7. Derechos de los titulares de información

El titular de información personal que reposa en las bases de datos de DORADO MUÑOZ CONSULTORÍA S.A.S. podrá ejercer su derecho de habeas data con al menos cinco objetivos:

• Conocer y acceder a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• Actualizar sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• Rectificar los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• Suprimir la autorización para el tratamiento de sus datos personales, cuando en el tratamiento no se hayan respetado los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.

Estos derechos podrán ser ejercidos directamente por el titular o, según el caso, por su apoderado o su causahabiente. Si se desea ejercer el derecho de habeas data a través de representante, deberá presentarse un poder general o especial debidamente autenticado ante el responsable del tratamiento.

7.1. Derecho de conocimiento y acceso

Toda persona natural tiene el derecho de conocer si sus datos personales han sido sometidos a tratamiento por parte de DORADO MUÑOZ CONSULTORÍA S.A.S. en los términos expresados en la norma, además de conocer el origen de sus datos y si los mismos han sido cedidos o no a terceros y, por ende, la identificación de los cesionarios.

7.2. Derecho de actualización

Toda persona natural tiene el derecho de actualizar la información conservada por DORADO MUÑOZ CONSULTORÍA S.A.S. como datos personales en los términos expresados en la norma.

7.3. Derecho de rectificación

Toda persona natural tiene el derecho de comprobar frente al responsable del tratamiento la exactitud y veracidad de sus datos y solicitar la rectificación de los datos personales recolectados cuando resulten inexactos, estén incompletos o conlleven a error. Los titulares deberán indicar los datos que solicitan corregir y acompañar la documentación que justifique lo solicitado.

7.4. Solicitud de supresión o cancelación del dato

El titular deberá indicar los datos que se deben cancelar o rectificar, aportando si es del caso la documentación o prueba que lo justifique. La cancelación dará lugar al bloqueo de sus datos, conservándolos el responsable con el único fin de que sean accesibles a autoridades administrativas o judiciales, siempre obedeciendo el plazo de prescripción que exista sobre los mismos. Cumplido este plazo, el responsable procederá a la cancelación definitiva de la información personal del interesado que repose en nuestras bases de datos o archivos.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

Igualmente, el titular podrá solicitar la supresión o cancelación de sus datos personales cuando el tratamiento por parte del responsable o encargado resulte excesivo o inadecuado.

Los datos de los titulares serán conservados durante los tiempos previstos en las normas aplicables y, según el caso, según las relaciones contractuales entre el titular y el responsable del tratamiento.

8. Procedimientos para el ejercicio del derecho de habeas data

Los titulares de información personal podrán ejercer su derecho de habeas data en todo momento y de forma efectiva para garantizar su derecho de acceso, rectificación, supresión y prueba de autorización ante DORADO MUÑOZ CONSULTORÍA S.A.S., a través de los canales habilitados: (i) esta página, https://domuz.com.co/legal/politica-de-tratamiento-de-datos (abre en una pestaña nueva); (ii) el correo electrónico [email protected]; y (iii) las oficinas del domicilio principal de la sociedad en la Calle 10B No. 67-43, Santiago de Cali, Valle del Cauca, Colombia.

8.1. Consultas

DORADO MUÑOZ CONSULTORÍA S.A.S., en su calidad de responsable o encargada del tratamiento, suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada al titular.

La consulta se formulará por alguno de los canales autorizados y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Si no es posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, sin perjuicio de las disposiciones contenidas en leyes especiales o reglamentos que establezcan términos inferiores.

8.2. Reclamos

Si usted, como titular de datos personales, considera que la información contenida en una base de datos de DORADO MUÑOZ CONSULTORÍA S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o advierte el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrá presentar un reclamo que será tramitado bajo las siguientes condiciones:

• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable o al encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, acompañando los documentos que se quieran hacer valer.
• Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos días hábiles e informará la situación al interesado.
• Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, que se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.3. Requisito de procedibilidad

El titular que desee ejercer cualquiera de los derechos citados podrá hacerlo por comunicación escrita a la entidad responsable del tratamiento, acompañando la solicitud de su firma y copia de la identificación personal o documento análogo.

El titular o causahabiente solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante DORADO MUÑOZ CONSULTORÍA S.A.S.

8.4. Contenido de la respuesta

Toda información que se brinde al titular de los datos personales será legible, precisa y verificable.

8.5. Ejercicio a través de apoderado

Se podrá ejercer el derecho de habeas data a través de apoderado siempre que se adjunte un poder especial o general debidamente autenticado. Si se presenta una solicitud por parte de una persona diferente al titular sin el poder requerido, se considerará como no presentada. Los derechos de habeas data relacionados con menores de edad deberán ser ejercidos a través de quien acredite la representación legal.

8.6. Mecanismos de seguridad de la información

DORADO MUÑOZ CONSULTORÍA S.A.S. cuenta con mecanismos y herramientas tecnológicas para controlar el acceso a las bases de datos.