Aviso de privacidad

I. La responsable del tratamiento

DORADO MUÑOZ CONSULTORÍA S.A.S. (en adelante «DOMUZ CONSULTORÍA S.A.S.» o «EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO»), sociedad comercial colombiana, domiciliada en la Calle 10B No. 67-43, Cali, Valle del Cauca, Colombia, identificada con el NIT 900.519.886-2, en calidad de responsable del tratamiento de sus datos personales, a través de este aviso de privacidad regula el tratamiento de los datos personales facilitados por accionistas, empleados, candidatos a una vacante, aprendices, practicantes, proveedores o contratistas, prospectos comerciales y clientes de nuestros productos y servicios, los cuales se encuentran en bases de datos y archivos de propiedad de EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

II. Contenido y aceptación de la política de tratamiento de datos personales

DOMUZ CONSULTORÍA S.A.S. comunica que, mediante autorización libre, previa, expresa e informada, usted, en calidad de titular de datos personales, autoriza que estos sean captados, almacenados, usados, actualizados, circulados y en general tratados conforme a las finalidades que se relacionan en el presente aviso de privacidad.

EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO informa que, en el evento de introducir algún cambio en los procedimientos y políticas de privacidad, estos serán informados oportunamente, con el fin de mantener a todos los titulares de la información informados y actualizados sobre las condiciones de uso de sus datos personales.

III. Consentimiento

Los titulares de datos personales pueden en cualquier momento revocar su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales, siempre que sea legalmente adecuado, mediante el envío de la notificación pertinente a las direcciones que constan en el apartado «Ejercicio del derecho de habeas data» del presente aviso, aportando copia de un documento que permita acreditar su identidad.

IV. Descripción de las finalidades aplicadas a sus datos personales

1. Finalidades aplicables a todos los titulares de datos personales

Las siguientes finalidades se aplican a todos los titulares que hayan otorgado su autorización previa, expresa e informada:

• Informar sobre cambios sustanciales en la política de tratamiento de datos personales adoptada por DOMUZ CONSULTORÍA S.A.S.
• Establecer y gestionar la relación precontractual y contractual comercial, laboral, civil y cualquier otra que surja en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual a cargo de DOMUZ CONSULTORÍA S.A.S.
• Responder a las peticiones, consultas, reclamos o quejas que realicen los titulares a través de cualquiera de los canales habilitados para dicho efecto.
• Transferir o transmitir sus datos personales a entidades o autoridades judiciales o administrativas, cuando sean requeridos en relación con su objeto y necesarios para el cumplimiento de sus funciones.

2. Accionistas

DOMUZ CONSULTORÍA S.A.S. informa a las personas naturales que sean accionistas que el tratamiento de sus datos personales se llevará a cabo de acuerdo con el Código de Comercio y cualquier otra norma que regule la materia, con las siguientes finalidades:

• Efectuar el pago de dividendos.
• Permitir el ejercicio de los derechos y deberes derivados de la calidad de accionista.
• Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender y acreditar las actividades relacionadas con su calidad de accionista.
• Cumplir decisiones judiciales, administrativas y legales relacionadas con su calidad de accionista.
• Permitir el ejercicio de sus derechos relacionados con su participación económica en la sociedad.

3. Empleados y candidatos a una vacante

DOMUZ CONSULTORÍA S.A.S. utilizará los datos personales de los empleados y candidatos a vacantes con las siguientes finalidades:

• Establecer y gestionar el proceso de reclutamiento, selección y contratación.
• Incorporar sus datos personales en el contrato laboral, sus modificaciones y adiciones, y en los demás documentos necesarios para gestionar la relación laboral y las obligaciones derivadas de la misma.
• Adelantar pruebas de desempeño, competencias y habilidades, visitas domiciliarias, evaluaciones psicosociales y las demás que se estimen convenientes para identificar la pertinencia de la contratación.
• Desarrollar una correcta gestión de la relación contractual laboral.
• Incorporar los datos de los colaboradores en los archivos laborales activos e históricos y mantenerlos actualizados.
• Enviar comunicaciones internas relacionadas o no con su vinculación laboral.
• Administrar los datos personales para que DOMUZ CONSULTORÍA S.A.S., como empleador, cumpla sus obligaciones: afiliaciones a fondos de pensiones, EPS, administradoras de riesgos laborales, cajas de compensación familiar y demás asuntos relacionados con prestaciones sociales, contribuciones, retenciones, impuestos y controversias laborales, así como aportes o pagos a otras entidades previamente autorizados por el colaborador.
• Gestionar los datos del titular y de su núcleo familiar para los trámites de afiliación a EPS, cajas de compensación familiar, ARL y demás necesarios para cumplir el deber como empleador.
• Responder solicitudes del trabajador sobre expedición de certificados, constancias y demás documentos derivados del vínculo laboral.
• Promover su participación en programas de bienestar y buen clima laboral.
• Garantizar una correcta asignación de las herramientas de trabajo, incluidas las herramientas TI (correo electrónico, computadores, teléfonos móviles, accesos a bases de datos).
• Garantizar la correcta ejecución del Reglamento Interno de Trabajo, incluidos los procesos disciplinarios e investigaciones pertinentes.
• Monitorear y utilizar las imágenes captadas por sistemas de videovigilancia para controlar el desarrollo y rendimiento de las actividades laborales en el lugar de trabajo.
• Realizar el correcto pago de la nómina, incluidos los descuentos a terceros autorizados por el trabajador, y los informes relativos a este proceso.

Los datos personales de los candidatos a una vacante tratados durante el proceso de selección se almacenan en un archivo o carpeta físico o digital identificado con el nombre del titular, al que puede acceder la gerencia de DOMUZ CONSULTORÍA S.A.S. o quien esta encargue de la relación precontractual. EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO conservará esa información por un término máximo de cuatro (4) meses; finalizado ese período, la carpeta o archivo se destruye o elimina.

4. Aprendices SENA, pasantes o practicantes universitarios

DOMUZ CONSULTORÍA S.A.S. utilizará los datos personales de los aprendices SENA, pasantes o practicantes universitarios con las siguientes finalidades:

• Establecer y gestionar el proceso de selección y vinculación.
• Incorporar sus datos en el contrato de aprendizaje o convenio de pasantía y sus adiciones, y en los demás documentos necesarios para gestionar esa relación y sus obligaciones.
• Adelantar pruebas y otras evaluaciones para identificar la pertinencia de su contratación como trabajador.
• Desarrollar una correcta gestión de la relación de aprendizaje o convenio de pasantía.
• Enviar comunicaciones internas relacionadas o no con su vinculación.
• Cumplir las obligaciones legales a cargo de DOMUZ CONSULTORÍA S.A.S., como las afiliaciones a EPS y ARL y demás asuntos relacionados con la relación de aprendizaje o pasantía.
• Responder solicitudes sobre expedición de certificados, constancias y demás documentos derivados de la relación.
• Promover su participación en programas de bienestar y buen clima organizacional.
• Garantizar una correcta asignación de las herramientas de trabajo, incluidas las herramientas TI.
• Monitorear y utilizar las imágenes captadas por sistemas de videovigilancia para controlar el desarrollo de sus actividades.
• Realizar, cuando se requiera, pruebas de desempeño, competencias y habilidades, visitas domiciliarias, evaluaciones psicosociales y las demás derivadas de la relación.
• Realizar el correcto pago del apoyo de sostenimiento y demás emolumentos que legalmente correspondan, y los informes relativos a este proceso.

5. Proveedores o contratistas

DOMUZ CONSULTORÍA S.A.S. utilizará los datos personales de los proveedores o contratistas con las siguientes finalidades:

• Desarrollar una correcta gestión de la relación contractual.
• Recolectar, registrar y actualizar sus datos para informar, comunicar, organizar, controlar, atender y acreditar las actividades relacionadas con su condición de proveedor o tercero relacionado, y los demás trámites asociados.
• Efectuar los procesos de pago de facturas y cuentas de cobro y la gestión de cobranzas a su cargo.
• Evaluar los servicios ofrecidos o prestados por el proveedor o tercero relacionado.
• Cumplir cualquier otra obligación legal a cargo de DOMUZ CONSULTORÍA S.A.S.
• Analizar aspectos financieros, técnicos y de cualquier otra índole que permitan identificar la capacidad de cumplimiento del proveedor.
• Cumplir las obligaciones derivadas de la relación comercial establecida con el proveedor o contratista.
• Brindar asistencia o información de interés general o comercial al proveedor o contratista.
• Desarrollar procesos de selección, evaluación, respuestas a solicitudes de información, solicitudes de cotización y propuesta, y adjudicación de contratos.
• Evaluar la calidad de los productos y servicios ofrecidos o prestados a DOMUZ CONSULTORÍA S.A.S.
• Utilizar, cuando sea necesario, los datos personales del colaborador del proveedor para establecer controles de acceso a la infraestructura lógica o física.
• Administrar los datos para realizar pagos a proveedores, incluidos los números de cuentas bancarias.
• Enviar o aportar información a las autoridades competentes cuando lo soliciten o en el curso de controversias contractuales.
• Transferir información a autoridades administrativas que la requieran en razón de sus funciones.

EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO entiende que los datos personales propios y de terceros que el proveedor o contratista suministre (trabajadores autorizados para llevar a cabo la gestión o servicio encomendado, referencias y certificaciones comerciales) cuentan con la autorización de sus titulares para ser entregados y tratados de acuerdo con las finalidades contempladas en la política de tratamiento de datos personales.

6. Prospectos comerciales o clientes

DOMUZ CONSULTORÍA S.A.S. utilizará los datos personales de los prospectos comerciales y clientes con las siguientes finalidades:

• Registrarlo como cliente de DOMUZ CONSULTORÍA S.A.S.
• Evaluarlo como cliente potencial.
• Recolectar, registrar y actualizar sus datos para informar, comunicar, organizar, controlar, atender y acreditar las actividades relacionadas con su condición de cliente.
• Dar cumplimiento y seguimiento a las obligaciones contraídas por el cliente con DOMUZ CONSULTORÍA S.A.S.
• Consultar en cualquier tiempo en los bancos de datos la información relevante para su vinculación como titular de los productos ofrecidos, conocer su desempeño como deudor, su capacidad de pago o valorar el riesgo de concederle un crédito o un seguro, y verificar el cumplimiento de sus deberes legales o contractuales.
• Reportar en los bancos de datos, directamente o por intermedio de las autoridades de vigilancia y control, datos referidos al cumplimiento o incumplimiento de sus obligaciones crediticias o deberes de contenido patrimonial, sus solicitudes de crédito, datos personales e información de sus relaciones comerciales, financieras y socioeconómicas entregada a las autoridades o que conste en registros o documentos públicos.
• Responder a solicitudes o requerimientos de información sobre nuestros productos.
• Proveer, procesar, completar y dar seguimiento a los productos adquiridos por el cliente.
• Realizar labores de facturación.
• Gestionar el cobro de las obligaciones financieras adquiridas por el cliente.
• Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, por mensajes de texto (SMS o MMS), WhatsApp, Facebook Messenger o cualquier otro medio análogo o digital de comunicación, información comercial, publicitaria o promocional sobre productos, servicios, eventos y promociones, con el fin de llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados directamente por DOMUZ CONSULTORÍA S.A.S. o por terceros.
• Realizar análisis estadísticos de tendencias, hábitos de consumo y comportamientos del consumidor.

V. Cesión de datos personales

EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO no comunicará los datos personales de los titulares a otras entidades sin antes obtener su previo consentimiento, salvo que la cesión sea necesaria para el mantenimiento de la relación con el titular.

Cuando la cesión no sea necesaria para la correcta prestación del servicio contratado, en los formularios de recogida de datos informaremos al usuario de la finalidad del tratamiento y de la identidad o sectores de actividad de los posibles cesionarios, ofreciendo previamente la posibilidad de aceptar o no esta cesión.

VI. Seguridad

EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO ha incorporado en sus sistemas niveles de seguridad adecuados para proteger los datos personales de todos los titulares frente a posibles pérdidas accidentales y a accesos, tratamientos o modificaciones no autorizadas, de acuerdo con el estado de la tecnología, el tipo y naturaleza de los datos que se encuentran en nuestras bases de datos y los riesgos a que están expuestos.

VII. Confidencialidad

Los datos personales que podamos obtener a través de cualquier formato, contrato o comunicación física o electrónica serán tratados con total confidencialidad. Nos comprometemos a guardar el debido secreto respecto de los mismos y a almacenarlos adoptando las medidas necesarias que eviten su alteración, pérdida y tratamiento o acceso no autorizado, de acuerdo con la legislación aplicable.

VIII. Requisitos especiales para el tratamiento de datos sensibles

1. Datos de niñas, niños y adolescentes

El tratamiento de datos personales de menores o adolescentes por parte de DOMUZ CONSULTORÍA S.A.S. se llevará a cabo respetando siempre los siguientes requisitos:

• Responder y respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Asegurar el respeto a sus derechos fundamentales.
• Que el representante legal del menor otorgue la autorización, previo el ejercicio del derecho del menor a ser escuchado, opinión que, en la medida de lo posible, debe valorarse teniendo en cuenta su madurez, su autonomía, su capacidad para entender el fin del tratamiento y la explicación de las consecuencias que conlleva.

La valoración de esas características no se llevará a cabo por DOMUZ CONSULTORÍA S.A.S. de forma general. Todo responsable, encargado o tercero involucrado en el tratamiento de datos personales de menores deberá velar siempre por el uso adecuado de este tipo de datos.

2. Datos personales de carácter sensible establecidos en la Ley 1581 de 2012

Eventualmente DORADO MUÑOZ CONSULTORÍA S.A.S., en su calidad de responsable del tratamiento, podrá conocer datos sensibles relativos al estado de salud de alguno de los titulares, exclusivamente relacionados con las posibles contraindicaciones que pueda tener el cliente o usuario; dichos datos no serán almacenados ni conservados en ningún momento.

DORADO MUÑOZ CONSULTORÍA S.A.S. identificará los datos sensibles que eventualmente recolecte o almacene para cumplir los siguientes objetivos:

• Prestar especial atención y reforzar su responsabilidad frente al tratamiento de este tipo de datos, lo que se traduce en una exigencia mayor en el cumplimiento de los principios y deberes establecidos por la normatividad vigente en materia de protección de datos.
• Establecer los niveles de seguridad técnica, legal y administrativa para tratar esa información de forma adecuada.
• Aumentar las restricciones de acceso y uso por parte del personal de DORADO MUÑOZ CONSULTORÍA S.A.S., en su calidad de empleadora, y de sus terceros contratistas o proveedores.

IX. Ejercicio del derecho de habeas data

El titular podrá ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso, rectificación, supresión y prueba de autorización ante EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO mediante el envío de una notificación por escrito, adjuntando fotocopia de un documento que acredite su identidad, a las direcciones indicadas a continuación:

• Correo electrónico: [email protected].
• Oficina del domicilio principal: Calle 10B No. 67-43, Cali, Valle del Cauca, Colombia.
• Sitio web: https://domuz.com.co/legal/politica-de-tratamiento-de-datos (abre en una pestaña nueva), donde se publica la política de tratamiento de información personal.

Para cualquier duda relacionada con el presente aviso de privacidad, el titular podrá ponerse en contacto con EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO a través de las direcciones antes mencionadas.